MODEL KOMPETENSI

 

Dalam sebuah system manajemen sumber daya manusia yang integrative, model kompetensi tidak hanya menjiwai proses assessment, namun juga proses appraisal, promosi-suksesi, kompensasi, serta pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia dalam organisasi. Selain itu, system rekrutmen dan pra seleksi pun sangat dianjurkan untuk berpijak pada dimensi-dimensi kompetensi yang terungkap dalam analisis jabatan. Misal, sebuah agen rekrutmen harus mampu menggunakan analisis jabatan dalam membingkai iklan untuk memikat orang-orang dengan kualitas yang disyaratkan.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa waktu dan sumber daya yang diinvestasikan pada tahap ini akan membuahkan manfaat jangka panjang ke depan, dan setiap ketidak akuratan dalam analisis kompetensi dapat merusak seluruh proses assessment dan proses-proses pokok lainnya dalam manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi.

A.    Struktur Model Kompetensi

Dimensi-dimensi kompetensi dalam sebuah model kompetensi dapat disajikan dalam berbagai cara, namun pada umumnya hanya ditampilkan dalam bentuk kerangka kerja terstruktur sebagaimana gambar berikut ini:

Pada gambar struktur di atas, terlihat bahwa indikator-indikator perilaku merupakan building blocks fundamental pada setiap model kompetensi. Indikator-indikator perilaku tersebut dihimpun dan diorganisasikan dalam berbagai dimensi kompetensi dalam bentuk sebuah daftar (listing) ataupun dalam bentuk berjenjang dengan beberapa tingkatan (grading). Dimensi-dimensi kompetensi yang saling berkaitan erat diorganisasikan dalam kelompok-kelompok (cluster) kompetensi. Beragam jenis unit tersebut diuraikan sebagai berikut:

1.      Indikator Perilaku

Unit ini merupakan contoh-contoh perilaku yang akan diobservasi ketika individu mendemonstrasikan kompetensi pada suatu bidang tertentu. Lazimnya sebagai target pengamatan, indikator-indikator perilaku ini merupakan contoh perilaku kompetensi yang efektif. Perilaku yang negative atau tidak efektif sering disebut sebagai kontraindikator yang juga dapat dijadikan sebagai target pengamatan, namun dalam praktiknya sangat jarang.

Sebagai contoh, indikator perilaku untuk model kompetensi “Mengelola informasi” yang dideskripsikan sebagai “Menghimpun dan menganalisis informasi” meliputi:

a.       Identifikasi dan penggunaan sumber-sumber informasi secara tepat guna.

b.      Secara akurat mengidentifikasi jenis-jenis dan bentuk informasi yang dibutuhkan.

c.       Memperoleh informasi yang relevan dan memeliharanya dalam bentuk yang tepat guna.

2.      Dimensi Kompetensi

Setiap unit dimensi kompetensi merupakan kumpulan sejumlah indikator perilaku yang saling berkaitan erat. Indikator-indikator tersebut diorganisasikan ke dalam sebuah atau beberapa daftar, tergantung pada rentang atau level jabatan yang dicakup model komptensi tersebut.

a.       Format tanpa level

Merupakan model kompetensi yang sederhana. Hanya meliputi jabatan-jabatan tertentu yang menuntut perilaku serupa dan dapat terdiri dari hanya sebuah daftar indikator. Dalam model ini, seluruh indikator perilaku akan berkaitan dengan semua jabatan. Sebagai contoh, sebuah  model kompetensi spesifik yang hanya mencakup jabatan-jabatan manajemen senior dalam sebuah organisasi dapat menyertakan indikator-indikator perilaku sebagai berikut untuk mendeskripsikan dimensi kompetensi “Perencanaan dan pengorganisasian”, antara lain:

1)   Menyusun rencana-rencana yang memilahkan prioritas-prioritas jangka pendek atau segera (satu minggu hingga tiga bulan ke depan) dengan prioritas-prioritas jangka panjang (satu tahun hingga tiga tahun ke depan).

2)      Menyusun rencana-rencana yang memuat spesifikasi yang jelas mengenai tujuan-tujuan departemen.

3)      Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas departemen agar selaras dengan rencana-rencana bisnis organisasi. 

Dalam hal ini hanya akan dibutuhkan sebuah daftar tunggal karena seluruh indikator perilaku yang tercakup di dalamnya akan berlaku untuk keseluruhan jabatan manajemen senior.

b.      Format berjenjang

Dalam sebuah model kompetensi yang meliputi suatu rentang luas beragam jabatan dengan derajat tuntutan yang berbeda-beda, indikator-indikator yang termuat dalam setiap dimensi kompetensi dapat dipilah ke dalam beberapa daftar yang berbeda. Dalam hal ini, daftar-daftra dapat disusun secara bertingkat dan setiap unitnya disebut “Jenjang/ level/ grade”. Format ini memungkinkan pemuatan suatu rentang yang cukup luas dalam suatu kompetensi yang dideskripsikan dan memang diperlukan agar model kompetensi tersebut dapat mencakup suatu rentang aplikasi yang luas dan meliputi suatu rentang luas jabatan atau peranan.

Sebagai contoh, dimensi kompetensi “Perencanaan dan pengorganisasian” di atas dapat relevan untuk peranan-peranan administrative maupun manajemen. Perilaku-perilaku perencanaan dan pengorganisasian tersebut akan berbeda pada masing-masing peran, namun format grading memungkinkan beberapa daftar indikator perilaku perencanaan dan pengorganisasian tercakup dalam sebuah model kompetensi, yang bertujuan untuk menghindari keharusan menyusun sejumlah model kompetensi yang berbeda untuk setiap jabatan atau peranan. Penggunaan pendekatan ini memungkinkan sejumlah dimensi kompetensi tertentu mempunyai beberapa jenjang atau daftar indikator perilaku, sementara sejumlah lainnya tidak mempunyai jenjang (hanya sebuah daftar) atau satu hingga dua level saja.

Metode untuk melakukan sebuah penjenjangan (leveling/ grading) adalah dengan memilah indikator-indikator perilaku ke dalam kelompok-kelompok atau daftar dan melabelinya dengan kalimat yang mudah diingat. Berikut merupakan contoh-contoh tipikal judul dimensi kompetensi:

·         Mengelola hubungan interpersonal

·         Bekerja dalam tim

·         Persuasi

·         Mengelola informasi

·         Pengambilan keputusan

·         Pengembangan diri

·         Menciptakan dan menyusun gagasan

·         Perencanaan dan pengorganisasian

·         Mengembangkan orang lain

·         Memimpin tim

Di samping sebuah judul, lazimnya suatu model kompetensi menyertakan deskripsi untuk setiap dimensi kompetensi yang termuat di dalamnya. Dalam hal ini terdapat dua pendekatan yang berbeda, pendekatan pertama menyertakan sebuah ringkasan perilaku-perilaku yang termuat dalam kompetensi tersebut. Sebagai contoh, sebuah dimensi kompetensi “Perencanaan dan pengorganisasian” dapat dideskripsikan sebagai berikut:

“Mencapai hasil-hasil melalui perencanaan dan pengorganisasian orang-orang dan sumber daya untuk memenuhi target atau tujuan dalam waktu yang telah disepakati”.

Apabila dimensi-dimensi kompetensi tersebut menyertakan ringkasan sebuah daftar indikator perilaku saja, pendekatan ini dapat efektif. Sedangkan, pendekatan kedua menyajikan suatu latar belakang dimensi kompetensi tersebut. Alih-alih sebuah ringkasan, yaitu suatu deskripsi mengapa kompetensi tersebut penting bagi organisasi. Cara ini paling efektif digunakan pada model kompetensi yang mengandung beragam level indikator perilaku, karena sulit untuk membuat ringkasan yang dapat mencakup seluruh peranan dalam organisasi dan seluruh indikator perilaku dalam dimensi kompetensi tersebut. Sebagai contoh, sebuah dimensi kompetensi seperti “Persuasi” dapat mempunyai lima jenjang. Pada jenjang pertama, kompetensi persuasi sebagian besar hanya meliputi mempresentasikan argument-argumen dan fakta dengan jelas untuk mendukung suatu proposal atau mendemonstrasikan focus dan komitmen terhadap suatu produk. Pada level lain, persuasi meliputi penciptaan dan penyampaian suatu visi untuk organisasi, atau mempengaruhi sector-sektor pasar, dan lembaga-lembaga professional.

Persuasi dapat dideskripsikan memperoleh komitmen dari pihak-pihak lain terhadap suatu gagasan atau rencana tindakan melalui persuasi yang efektif merupakan hal esensial untuk pembelajaran, penciptaan pengetahuan, atau konsep-konsep baru, inovasi, pengambilan keputusan, yang lebih efektif, dan untuk memperoleh kepercayaan dari pihak lain. Dalam berbagai hal, uraian di atas lebih bermanfaat daripada ringkasan kompetensi karena mengindikasikan mengapa organisasi menghargai kompetensi tersebut, juga memberikan gambaran sepintas mengenai lingkup dimensi kompetensi tersebut.

3.      Kelompok Kompetensi

Sebuah competency cluster merupakan sebuah himpunan dimensi kompetensi yang saling berkaitan erat, lazimnya tiga hingga lima dimensi perkelompok. Pada umumnya, model kompetensi mempunyai kelompok-kelompok kompetensi yang berkaitan dengan aspek-aspek tertentu sebagai berikut:

a.       Berpikir, misal analisis, sintesis, dan memutuskan

b.      Bertindak, misal mencapai hasil

c.       Berinteraksi, misal bekerja sama dengan orang lain

Seluruh kalimat dalam model kompetensi harus sedapat mungkin mencerminkan bahasa yang khas digunakan dalam organisasi. Dalam sebuah model kompetensi, dimensi-dimensi kompetensi yang termuat di dalamnya terkelompok dalam empat cluster, antara lain:

a.       Bekerja dengan orang/ manusia

b.      Bekerja dengan informasi

c.       Mengembangkan bisnis

d.      Mencapai hasil

Kelompok-kelompok kompetensi lazimnya diberi judul semacam itu untuk membantu mengkomunikasikan lingkup model kompetensi yang mewadahinya. Sejumlah kompetensi menyertakan deskripsi cluster untuk mengindikasikan karakteristik dimensi-dimensi kompetensi yang termuat di dalamnya. Contoh: kelompok kompetensi “Bekerja dengan informasi” dapat dideskripsikan sebagai berikut:

“Bekerja dengan informasi meliputi seluruh bentuk informasi dan analisis yang diperlukan untuk menghasilkan keputusan terbaik yang disyaratkan dalam keseharian pelaksanaan tugas untuk mencapai efektivitas dan efisiensi bisnis dalam organisasi”.

4.      Model Kompetensi

Istilah ini merujuk pada himpunan lengkap kelompok-kelompok kompetensi, dimensi-dimensi kompetensi (dengan atau tanpa jenjang), dan indikator-indikator perilaku. Model kompetensi dapat memuat indikator-indikator perilaku yang sangat terperinci bagi sebuah departemen tertentu, untuk suatu maksud spesifik untuk mewadahi indikator perilaku generic yang sangat luas dan didesain untuk diaplikasikan ke seluruh bagian dan jajaran organisasi atau bisnis untuk rentang atau ragam tujuan yang luas. Derajat actual kerincian dalam suatu model kompetensi bergantung pada tujuan aplikasinya.

Jumlah dimensi kompetensi dalam sebuah model cukup banyak berkurang dalam beberapa tahun terakhir. Di masa lalu, cukup lazim sebuah model kompetensi memuat 30 dimensi kompetensi atau lebih, sementara kini lebih lazim berisi tidak lebih dari 20 dimensi, bahkan terkadang hanya delapan dimensi. Banyak diantara para pengguna mendapati bahwa 8 hingga 12 atau paling banyak 16 dimensi merupakan rentang jumlah yang paling efektif.

Model kompetensi yang lebih besar sering disebabkan adanya uoaya untuk mencakup seluruh informasi yang diperlukan untuk seluruh aplikasi dan peranan, termasuk perincian tugas-tugas jabatan dan outputnya di samping perilaku-perilaku.

Pengalaman selama ini mengindikasikan bahwa akan lebih efektif menyusun sebuah model kompetensi yang sifatnya umum atau generic untuk segala jabatan (namun tetap organization, specific, atau company specific), dengan panduan mengenai bagaimana menggunakannya untuk beragam aplikasi.

Semakin banyak dimensi kompetensi terkandung dalam sebuah model kompetensi, akan semakin sulit implementasinya. Para assessor akan menemui kesulitan, misal untuk menangkap perbedaan di antara berbagai dimensi kompetensi, karena semakin banyak dimensi dalam sebuah model kompetensi, maka akan semakin kecil pula perbedaan di antara dimensi-dimensi kompetensi tersebut. Di samping itu, proses dokumentasi akan menjadi lebih banyak dan akan merusak selera para pengguna. Ketebalan sebuah dokumen sering berbanding terbalik dengan jumlah orang yang membacanya. Semakin banyak halamannya, maka semakin sedikit pembacanya.

Apabila seluruh dimensi dalam sebuah model kompetensi berkaitan dengan seluruh jabatan dalam sebuah organisasi, model tersebut sering disebut “Model kompetensi inti”. Model kompetensi jenis ini tidak mencakup kompetensi-kompetensi yang membedakan sebuah jabatan dengan jabatan lainnya dalam suatu kelompok jabatan yang menjadi landasan desain model tersebut. Model kompetensi inti mewadahi dimensi-dimensi kompetensi yang memuat perilaku-perilaku yang sama terkandung dalam seluruh jabatan atau kelompok jabatan dalam sebuah organisasi.

Indikator-indikator perilaku dalam sebuah “Kompetensi inti” bersifat generic dan perlu dimodifikasi lebih lanjut untuk menjadikannya spesifik terhadap jabatan atau aplikasi tertentu. Sebagai contoh, sebuah dimensi kompetensi dengan label “Pengambilan keputusan” (dalam cluster bekerja dengan informasi) mempunyai indikator perilaku pada jenjang I sebagai berikut:

·         Mengikuti prosedur yang telah ditetapkan sewaktu diperlukan

·         Mendapatkan dan menggunakan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan

·         Secara teratur mereview dan menyepakati lingkup pengambilan keputusan untuk posisinya

·         Menyampaikan keputusan kepada orang lain pada saat yang tepat

Deskripsi tersebut bersifat generik. Jika Asesmen dilakukan terhadap kinerja seorang pemegang jabatan dalam sebuah jabatan tertentu, maka harus dipergunakan contoh-contoh perilaku yang spesifik dengan jabatan tersebut. Misal, untuk pemegang jabatan customer service indikator-indikator tersebut dapat berbunyi sebagai berikut:

·        Mengikuti prosedur customer service sebagaimana disyaratkan

·    Mendapatkan dan menggunakan informasi dari database customer service, manual prosedur customer service, dan menyiapkan referensi bagi pihak lain untuk pengambilan keputusan

·       Tidak membuat keputusan di luar level otoritas yang telah ditetapkan

DAFTAR PUSTAKA

Prihadi, S. (2004). Assessment centre: identifikasi, pengukuran, dan pengembangan kompetensi. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama